O programa 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias.
A proposta do 5s é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.
Metodologia do Programa 5s
Nas organizações, a metodologia permite desenvolver uma melhoria contínua na destinação dos materiais.
Esta metodologia consequentemente melhora o clima organizacional, a produtividade e consequentemente a motivação dos funcionários.
Dividida em 5 palavras de origem japonesa: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke.
Cada uma destas palavras, como resultado busca despertar a atenção para um senso de responsabilidade.
1. Seiri – Senso de Utilização
O “S” seiri representa o senso de utilização dos recursos.
Assim como a folha de uma planta descarta a folha seca e sem utilidade, o mesmo deve acontecer com os recursos e materiais desnecessários ou inúteis para o processo produtivo da empresa.
Procure pela empresa itens fora do lugar ou sem utilidade como:
- Materiais
- Ferramentas
- Peças de reposição
- Documentos
- Informativos
Nesta fase, um questionamento que deve ser feito é: “Nós precisamos disso?”
A resposta com certeza irá ajudar muito a tomada de decisão e caso o indivíduo não seja capaz de responder esta pergunta, é recomendável marcar o ítem de alguma maneira para outra pessoa ir lá e conferir posteriormente.
Esta marcação pode ser feita através de uma etiqueta amarela ou vermelha, pois assim o ítem ficará destacado e os responsáveis poderão analisar com cuidado posteriormente.
Na etiqueta, poderá constar a data da inspeção ou mesmo uma descrição apontando a dúvida anterior.
Como cada empresa é complexa em diferentes aspectos, o melhor padrão é aquele criado levando em consideração as singularidades do local e da maneira de trabalhar.
2. Seiton – Senso de Organização (Ordem)
Nutrientes são destinados de maneira natural para as diferentes regiões do corpo humano que destes necessitam.
Na empresa, este raciocício não é diferente.
O senso de organização como resultado, estimula a colocar tudo que é necessário em locais predeterminados dentro do processo produtivo e da organização dos departamentos.
Para começar, é preciso colocar cada ítem em seu devido lugar.
Após, é interessante colocar ao alcance das mãos o que é mais usado no dia-a-dia. A premissa do seiton é: “o que não está classificado não está organizado”.
3. Seiso – Senso de Limpeza
O senso de limpeza desperta atenção tanto para o aspecto pessoal, da aparência, quanto do ambiente de trabalho e também dos processos.
Quanto menos sujeira no ambiente de trabalho e quanto mais atenção a melhorar o que já está limpo, melhor. No mundo utópico do senso de limpeza, o banheiro ficará mais limpo ao indivíduo sair dele. As pessoas que deixam rastro de sujeira por onde passam estão na contra-mão do senso de limpeza.
Na fase de implantação do seiso, é interessante não só limpar, mas também questionar alguns pontos. São eles:
- Quanta limpeza é necessária para a segurança dos trabalhadores de forma a facilitar o uso e a manutenção dos equipamentos?
- Quanto de limpeza é necessária para uma qualidade de vida no trabalho?
- Como a limpeza contribui para melhorar a qualidade do produto?
- Ao limpar, é notado algum problema na manutenção que deverá ser posteriormente abordado?
É importante por fim, após a implementação do seiso tirar uma foto do ambiente e fixar ela em um local visível para informar a todos o novo padrão de limpeza que deverá ser seguido.
4. Seiketsu – Senso de Padronização
Após a faxina (implementação do seiri, seiton e Seisu), é preciso “tornar comum” na cultura da empresa alguns valores e normas de comportamento. Geralmente, são criadas regras e normas para manter o que foi conquistado e a organização investe na conscientização destas normas. Não é simples manter os níveis atingidos, pois conforme mencionado antes: “Dever é escola primária, compreender é universidade”.
No mundo perfeito dos 5s, no entando as regras e normas não são necessárias pois é da natureza do funcionário manter o padrão conquistado.
Nesta fase também é levantado as fontes de sujeira e as soluções para minimizar o impacto.
Geralmente é atribuído a cada funcionário alguma função que contribua para a limpeza como rotinas programadas com periodicidades semanais, quinzenais e mensais e fica por responsabilidade da gerência acompanhar se o mesmo está sendo praticado.
Nesta fase é muito importante tornar estas rotinas e atribuições de tarefas viáveis e realizáveis.
5. Shitsuke – Senso de disciplina
O “S” shitsuke valoriza a necessidade de atenção e autogestão. Nesta fase são implantados programas que funcionam como um método pedagógico no intuito de ensinar os novos funcionários e reciclar os funcionários anteriores. O objetivo é monitorar, controlar e manter a disciplina para que todos os 5s sejam aplicados continuamente.
Os responsávies pelo shitsuke não devem ser encarados como fiscais e sim como facilitadores pois se o 5s for encarado como um dever, o resultado será somente para aquele momento do programa. Por outro lado, se for compreendido como uma filosofia de vida e de trabalho, o programa 5s oferecerá resultados a médio e longo prazo e beneficiará a qualidade de vida de todos os envolvidos melhorando os resultados da organização.